POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: ICVO S.A.S. / ICVO QUÍMICA

NIT: 890932892-1

Domicilio y dirección de notificaciones: Autopista Medellín–Bogotá km 29, Guarne, Antioquia, Colombia

Correo electrónico para el ejercicio de derechos: info@icvo.com.co

Teléfono / WhatsApp: 604 4443323

Sitio web: icvo.com.co

2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

2.1. La presente Política establece los criterios, principios, finalidades, derechos y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que ICVO trata en calidad de Responsable.

2.2. Aplica a la totalidad de las bases de datos administradas por ICVO, incluidas las de clientes, consumidores finales, distribuidores, proveedores, aliados comerciales, aspirantes, empleados, contratistas y visitantes, así como a la base de datos conformada con ocasión del concurso “Tu compra te puede llevar más lejos”.

2.3. Es de obligatoria observancia para todos los administradores, empleados, contratistas y terceros que, en desarrollo de sus funciones o de una relación contractual con ICVO, accedan a datos personales bajo su responsabilidad.

3. MARCO NORMATIVO

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Ley 1266 de 2008, en lo pertinente.
Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 y siguientes.
Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor.
Circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Jurisprudencia de la Corte Constitucional, en particular la Sentencia C-748 de 2011.

4. DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: el que no es semiprivado, privado o sensible.

Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, ICVO.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia: envío de datos por el Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que es a su vez Responsable y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: comunicación de datos personales que tiene por objeto la realización de un tratamiento por parte de un Encargado, por cuenta del Responsable.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS

ICVO aplica los siguientes principios rectores, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Legalidad. El tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.

Finalidad. El tratamiento obedece a finalidades legítimas, determinadas, explícitas e informadas al Titular.

Libertad. El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, o por mandato legal o judicial.

Veracidad o calidad. La información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia. Se garantiza al Titular el derecho a obtener del Responsable información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos. Los datos no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

Seguridad. Se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, obligación que subsiste aun después de finalizada su relación con ICVO.

6. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN

6.1. En el marco del concurso “Tu compra te puede llevar más lejos”, ICVO recolecta:

Datos de identificación y contacto:

Nombre completo
Tipo y número de documento de identidad
Número de teléfono celular (con WhatsApp)
Correo electrónico

Datos de la compra y trazabilidad del producto:

Producto adquirido, presentación y unidad de medida
Código Único de Participación y número de lote
Nombre y NIT del establecimiento o distribuidor
Número de factura, recibo o comprobante de compra
Departamento y municipio donde se realizó la compra

Datos comerciales y de preferencias de consumo (opcionales):

Producto favorito, uso principal, destino de la compra (personal o negocio)
Frecuencia y volumen de consumo
Calificación de la experiencia, comentarios y sugerencias

6.2. Datos sensibles. ICVO no recolecta ni trata datos sensibles en el marco de esta actividad. Los campos abiertos del formulario no deben utilizarse para consignar información de salud, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones, vida sexual, datos biométricos o cualquier otro dato sensible. De recibirse información de esta naturaleza, será suprimida.

6.3. Datos de menores de edad. La actividad está dirigida exclusivamente a mayores de dieciocho (18) años. ICVO no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes. Detectado el registro de un menor, sus datos serán suprimidos de forma inmediata y definitiva, y el registro anulado.

6.4. Datos de terceros. El Titular garantiza que la información suministrada es propia y veraz. Cuando suministre datos de terceros —incluido el establecimiento o distribuidor—, declara contar con la facultad para hacerlo y asume la responsabilidad de haber informado a dicho tercero sobre las finalidades del tratamiento.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

7.1. Finalidades principales (necesarias para la participación). Sin estas finalidades no es posible participar en el concurso:

a) Registrar, verificar, validar y auditar la participación del Titular y la autenticidad del Código Único y del comprobante de compra. b) Aplicar la mecánica y los criterios de evaluación del concurso y determinar los ganadores. c) Contactar al Titular para efectos del concurso, incluida la notificación de resultados y la coordinación de la entrega de premios. d) Cumplir las obligaciones legales, tributarias, contables y de conservación documental derivadas de la entrega de premios, incluidas las retenciones en la fuente aplicables. e) Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con la actividad. f) Prevenir, detectar e investigar fraudes, suplantaciones o usos indebidos de la mecánica. g) Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales.

7.2. Finalidades analíticas y de mejora (uso interno).

h) Elaborar estadísticas, análisis y estudios de mercado, de forma agregada y preferentemente disociada, sobre hábitos de consumo, cobertura geográfica, comportamiento de canales y desempeño de productos. i) Mejorar la calidad, formulación, presentación y empaque de los productos ICVO. j) Diseñar, evaluar y ajustar las estrategias comerciales, de distribución, de precios, de servicio y de portafolio de ICVO. k) Conocer la percepción y el nivel de satisfacción de los consumidores respecto de los productos y del servicio. l) Fortalecer la red de distribución y la relación con los canales de comercialización.

7.3. Finalidades de mercadeo (facultativas y revocables). Únicamente respecto de los Titulares que hayan otorgado autorización específica, adicional e independiente:

m) Enviar información comercial, publicitaria y promocional sobre productos, novedades, promociones, eventos y beneficios de ICVO, por correo electrónico, mensaje de texto, WhatsApp, llamada telefónica u otros medios electrónicos. n) Invitar a participar en futuras actividades promocionales, encuestas y programas de fidelización.

El otorgamiento o la negativa de esta autorización es enteramente libre y no incide en la participación en el concurso, ni en su resultado, ni en la entrega de premios. El Titular puede revocarla en cualquier momento, sin costo y sin necesidad de justificación, por los canales indicados en la cláusula 11.

8. COMPROMISO EXPRESO SOBRE NO COMERCIALIZACIÓN NI CESIÓN A TERCEROS

8.1. ICVO declara de forma expresa que no vende, arrienda, cede, comercializa, permuta ni entrega a terceros los datos personales recolectados, para que estos los utilicen con fines comerciales, publicitarios o de cualquier otra índole propia de dichos terceros.

8.2. La información recolectada se destina exclusivamente a las finalidades enunciadas en la cláusula 7, para el manejo y desarrollo de las estrategias, operaciones y decisiones internas de ICVO.

8.3. Las únicas comunicaciones de datos admisibles son:

a) Transmisiones a Encargados del tratamiento, quienes tratan los datos por cuenta y bajo instrucciones de ICVO, sin autonomía sobre las finalidades, y sujetos a contrato de transmisión con obligaciones de confidencialidad y seguridad, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. b) Comunicaciones a autoridades administrativas, judiciales o de control, en ejercicio de sus competencias legales. c) Comunicaciones a sociedades del mismo grupo empresarial de ICVO, en la medida en que resulte necesario para las finalidades de la cláusula 7 y bajo los mismos estándares de protección.

8.4. ICVO responde por el cumplimiento de esta Política por parte de sus Encargados y exige de estos las garantías de seguridad y confidencialidad correspondientes.

9. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

9.1. Para la ejecución de las finalidades descritas, ICVO se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados, entre ellos:

Encargado	Servicio	Ubicación de los servidores
Microsoft Corporation (Microsoft Forms / Microsoft 365)	Plataforma de recolección y almacenamiento de formularios	[Estados Unidos / Unión Europea — verificar región del tenant]

9.2. Transferencia y transmisión internacional. El Titular reconoce y autoriza expresamente que sus datos personales puedan ser almacenados y tratados en servidores ubicados fuera del territorio colombiano por los Encargados señalados, bajo estándares de seguridad equivalentes o superiores a los exigidos por la legislación colombiana y bajo contrato de transmisión de datos personales.

9.3. Esta autorización expresa se otorga sin perjuicio de los mecanismos previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y constituye, para todos los efectos, el consentimiento del Titular para la operación internacional de datos.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ICVO. Este derecho puede ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley señale que esta no es necesaria. c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ICVO. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia haya determinado la existencia de conducta contraria a la ley, o cuando no exista un deber legal o contractual que imponga al Titular permanecer en la base de datos. f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Nota: la revocatoria de la autorización de mercadeo (cláusula 7.3) es siempre procedente e inmediata. La supresión total de los datos durante la vigencia del concurso puede implicar la imposibilidad de continuar participando, por resultar el tratamiento indispensable para la ejecución de la actividad, y no afectará la conservación de la información que ICVO deba mantener por mandato legal, contable o tributario.

11. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

11.1. Canales de atención.

Correo electrónico: info@icvo.com.co

Dirección física: Autopista Medellín–Bogotá km 29, Guarne, Antioquia, Colombia

Teléfono / WhatsApp: 604 4443323

11.2. Legitimación. Podrán ejercer los derechos el Titular, sus causahabientes, su representante legal o apoderado, y los representantes de menores de edad, acreditando debidamente su calidad.

11.3. Consultas. La solicitud deberá indicar nombre completo, número de documento, datos de contacto y descripción de la información consultada. Será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11.4. Reclamos. La solicitud deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá desistido.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11.5. Requisito de procedibilidad. El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ICVO, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

12. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

12.1. ICVO obtiene la autorización previa, expresa e informada del Titular mediante mecanismos técnicos que permiten conservar prueba de su otorgamiento, en particular la aceptación afirmativa e inequívoca dentro del formulario electrónico de registro, con constancia de fecha, hora y contenido de la política aceptada.

12.2. Las casillas de aceptación no se encuentran prediligenciadas y su diligenciamiento requiere una acción positiva del Titular.

12.3. La autorización para las finalidades principales y analíticas (cláusulas 7.1 y 7.2) se solicita de forma separada de la autorización para finalidades de mercadeo (cláusula 7.3), de manera que el Titular pueda otorgar una y negar la otra.

12.4. ICVO conserva la prueba de la autorización durante todo el tiempo en que trate los datos y por el término de prescripción de las acciones legales aplicables.

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD

ICVO adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información, entre ellas: control de acceso por perfiles y credenciales individuales, cifrado en tránsito, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas, cláusulas de transmisión de datos con Encargados, capacitación del personal y procedimientos de gestión de incidentes de seguridad, incluida la notificación a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando resulte procedente.

14. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y PERÍODO DE CONSERVACIÓN

14.1. Esta Política rige a partir del 31 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras ICVO desarrolle su objeto social, sin perjuicio de sus modificaciones.

14.2. Los datos recolectados con ocasión del concurso se conservarán durante la vigencia de la actividad y por el término adicional necesario para el cumplimiento de las finalidades autorizadas y de las obligaciones legales, contables, tributarias y probatorias aplicables. Cumplidos dichos términos, serán suprimidos o irreversiblemente anonimizados.

14.3. Los datos tratados con finalidades de mercadeo se conservarán hasta que el Titular revoque su autorización.

14.4. Toda modificación sustancial de esta Política será comunicada a los Titulares antes de su implementación, por los canales de contacto registrados y mediante publicación en el sitio web de ICVO.

15. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

En caso de estar obligada conforme al artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, ICVO inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

[VERIFICAR] La obligación de inscripción aplica, entre otros, a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT. Confirmar con contabilidad el valor de los activos totales al cierre del ejercicio anterior antes de publicar esta cláusula.

ANEXO — AVISO DE PRIVACIDAD

ICVO S.A.S. / ICVO QUÍMICA, NIT 890932892-1, con domicilio en Autopista Medellín–Bogotá km 29, Guarne, Antioquia, Colombia, correo info@icvo.com.co, actúa como Responsable del tratamiento de sus datos personales.

Sus datos serán tratados para: (i) gestionar y verificar su participación en el concurso “Tu compra te puede llevar más lejos” y entregar los premios; (ii) cumplir obligaciones legales y tributarias; (iii) realizar análisis internos de mercado orientados a mejorar nuestros productos, procesos y estrategias comerciales; y (iv) si usted lo autoriza de forma separada, enviarle información comercial y promocional.

Su información no será vendida, cedida ni compartida con terceros para fines comerciales de esos terceros.

Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a solicitar prueba de esta autorización y a revocarla. Puede ejercer estos derechos escribiendo a info@icvo.com.co.

Consulte la Política de Tratamiento de la Información completa en icvo.com.co.

ICVO QUÍMICA · NIT 890932892-1 · Versión 1.0 — 31 de agosto de 2026